SAP Business One -Stammdaten bereinigen
Assistent zur Stammdatenbereinigung I Auswahl der Stammdaten I Bereinigungslauf durchführen
Wenn Sie bereits mit SAP Business One arbeiten, dann wissen Sie, dass Stammdaten nur solange gelöscht werden können, wie sie noch nicht (in Belegen) verwendet wurden.
In diesem Fachartikel lernen Sie, wie Sie SAP Business One Stammdaten bereinigen.
Assistent zur Stammdatenbereinigung
Das Löschen von Stammdaten ist bei einzelnen Datensätzen relativ einfach über das Maus-Kontextmenü bzw. das Daten-Menü zu bewerkstelligen. Handelt es sich beim dem Löschvorhaben jedoch um mehrere hundert (oder gar tausende) Datensätze, so wäre dieser Ablauf sehr zeitaufwändig. Hier leistet der Assistent zur Stammdatenbereinigung gute Dienste, mit welchem in SAP Business One sehr schnell eine Vielzahl an Stammdaten gelöscht (bei entsprechender Eignung) oder deaktiviert werden kann. Der Assistent kann unter ADMINISTRATION > DIENSTPROGRAMME aufgerufen werden.
Wie alle Assistenten in SAP Business One basiert der Stammdatenbereinigungsassistent auch auf dem Prinzip von gespeicherten Assistentendaten. So können Sie im ersten Schritt auswählen, ob ein neuer oder bereits gespeicherter Bereinigungslauf (erneut) gestartet werden soll.
Um einen Bereinigungslauf durchzuführen, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Der exklusive Zugriff auf die Datenbank muss gegeben sein.
- Die Datenbank muss gesichert worden sein.
Den ersten Punkt realisieren Sie, indem ein spezielles Wartungs-Zeitfenster für den Bereinigungslauf geplant wird und zu dieser Zeit keine weitere (außer die eigene) Anmeldung in SAP Business One erlaubt ist. Des Weiteren müssen Sie gegebenenfalls auf dem SAP-Business-One-Server sämtliche Dienste beenden, die auf die SAP-Business-One-Datenbank zugreifen, wie etwa das „B1if“ oder der „Job Service“. Zudem darf kein SAP-Business-One-AddOn mehr mit der Firmendatenbank verbunden sein. Die AddOns können jedoch mit Nachfrage des Assistenten auch durch diesen beendet werden.
Den zweiten Punkt erledigen Sie durch ein Backup der jeweiligen Firmendatenbank. Dieses sollte nicht älter als 60 Minuten sein, damit es vom Assistenten als solches anerkannt wird.
Auswahl der Stammdaten
Für die Bereinigung stehen Ihnen nun sieben verschiedene Stammdatenarten zur Auswahl. Dazu zählen:
- Artikelstammdaten
- Geschäftspartner
- Sachkonten
- Projekte
- Kostenstellen und Aufteilungsregeln
- Steuerkennzeichen
- Mitarbeiter
Bei Mitarbeitern und Geschäftspartnern können Sie dem Assistenten zusätzlich vorgeben, welche Bereinigungsart Sie durchführen möchten. Im Wesentlichen ist es die Entscheidung, die Stammdatensätze zu löschen oder lediglich zu deaktivieren.
Für die übrigen Stammdatenarten gilt: Ist der entsprechende Stammdatensatz bereits in Verwendung, so wird er deaktiviert, andernfalls entfernt. In einem der letzten Schritte des Assistenten können Sie für jeden Datensatz ebenfalls angeben, ob Sie der ursprünglichen Empfehlung folgen möchten. Dazu aber später mehr.
In der Praxis wird der Stammdatenbereinigungslauf meist für Geschäftspartner oder Artikelstammdaten ausgeführt, weshalb sich dieser Artikel auch auf diese beiden Stammdatenarten konzentriert.
Nachdem die Art der Stammdaten selektiert wurde (siehe Abbildung 1), müssen zu bereinigenden Stammdatensätze definiert werden. Zur Verfügung stehen dafür die bekannten Auswahldialoge der jeweiligen Objekte. Für die beiden genannten (Artikel und Geschäftspartner) stehen damit folgende Auswahlkriterien bereit:
- Nummernbereiche von / bis (Artikel bzw. Geschäftspartnernummer)
- Gruppe (Artikel oder Kunden bzw. Lieferantengruppe)
- Geschäftspartnertyp (nur bei Geschäftspartner-Stamm-daten)
- Eigenschaftsauswahl (Kombinationssuche der jeweilig bis zu 64 Eigenschaften)
Als zusätzlicher Filter steht noch eine Suchoption in den letzten Transaktionen der einzelnen Datensätze zur Verfügung. Damit können Stammdatensätze identifiziert werden, welche seit einem bestimmten Datum nicht mehr in Transaktionen (wie z. B. Belegen) verwendet wurden (siehe Abbildung 2). Je nach Ergebnis des Bereinigungslaufs empfiehlt es sich unter Umständen, die bereits als inaktiv gekennzeichneten Datensätze zu ignorieren – es sei denn, Sie möchten bisher nur deaktivierte Datensätze endgültig löschen.
In der Praxis empfiehlt es sich, die Stammdatensätze „extern“, also beispielsweise durch SQL-Abfragen zu identifizieren und mit einer noch nicht benutzten Eigenschaft zu markieren. Dies geht mit SAP-Business-One-Boardmitteln sehr einfach – zum Beispiel durch die „Data Transfer Workbench“ oder mit Hilfe des SAP-Business-One-Excel-Imports – und ist unter Verwendung der Abfragelogik wesentlich flexibler, welche ebenfalls zur Identifizierung der Stammdatensätze benutzt wird. Danach können die so markierten Datensätze sehr einfach im Assistent zur Stammdatenbereinigung ausgewählt werden.
Die Auswahl der Datensätze erfolgt durch Zuordnung aus der Liste der Suchtreffer (linke Seite) zur Liste der zu verarbeitenden Datensätze (rechte Seite) mit den entsprechenden Pfeiltasten (siehe Abbildung 3). In diesem Zusammenhang beachten Sie bitte, dass dieser Schritt vorgenommen werden muss, auch wenn vermeintlich über die Suchtreffer schon alle Datensätze ausgewählt sind. Entscheidend für den Assistenten sind ausschließlich die Datensätze in der rechten Liste. Dieser Vorgang kann je nach Anzahl der betroffenen Datensätze auch mal mehrere Minuten dauern. Hierbei empfiehlt es sich, die Ruhe zu bewahren, auch wenn Windows unter Umständen meldet, dass SAP Business One nicht mehr reagieren würde.
Bereinigung ausführen
Nachdem alle ausgewählten Datensätze geladen und überprüft wurden, bietet Ihnen der Stammdatenbereinigungsassistent eine Empfehlungsliste an.
Auf Basis der in Schritt 1 getroffenen Auswahl und der in SAP Business One vorherrschenden Logik, keine bereits in Transaktionen verwendeten Datensätze zu löschen, empfiehlt der Assistent zu jedem betroffenen Datensatz eine passende Aktion. Sie können dieser Empfehlung entsprechen oder eine eigene passende Aktion auswählen. Diese ist aber zumeist auf das Deaktivieren (inaktiv setzen) des entsprechenden Datensatzes beschränkt.
Im letzten Schritt des Assistenten können Sie die eingestellten Parameter abspeichern – also für die erneute Verwendung sichern – und/oder den Bereinigungslauf ausführen. Dieser kann je nach Umfang auch sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Denkbar für solche Aktionen sind Wartungszeiträume über Nacht oder am Wochenende. Des Weiteren empfiehlt es sich, die Datenbereinigung vorab in einem Testsystem geprobt zu haben, um die generelle Funktionstüchtigkeit zu überprüfen und ein Gefühl für die voraussichtliche Bereinigungszeit zu erhalten. Nur so sind verlässliche Aussagen über Zeitangaben eines Wartungsfensters möglich und unerwartete Ausfallzeiten des System für den Livebetrieb vermeidbar.
Ein weiterer Praxistipp zum Abschluss: Im Fenster „Fortschrittsanzeige“, in welchem Sie den Fortschritt des Bereinigungsvorgangs nachverfolgen können, müssen Sie diesen zunächst mit Drücken der Schaltfläche „Weiter“ starten. Es ist in der Praxis schon vermehrt vorgekommen, dass der Bereinigungslauf gefühlt ewig läuft und dabei hatte er noch nicht einmal begonnen.
Fazit - Stammdatenbereinigung
Der Stammdatenbereinigungslauf ist eine in SAP Business One eingebaute Funktionalität, die es Ihnen ermöglicht, Stammdaten über einen SAP Business One konformen Weg zu löschen. Entsprechend dieser Konformität werden nicht alle Datensätze ungeprüft gelöscht, sondern im Falle von vorhandenen Transaktionen nur deaktiviert.
Wir hoffen, mit den oben genannten Punkten können Sie im Handumdrehen Ihre SAP Business One Stammdaten bereinigen.
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Der Stammdatenbereinigungslauf ist eine in SAP Business One eingebaute Funktionalität, die es Ihnen ermöglicht, Stammdaten über einen SAP Business One konformen Weg zu löschen. Entsprechend dieser Konformität werden nicht alle Datensätze ungeprüft gelöscht, sondern im Falle von vorhandenen Transaktionen nur deaktiviert.
Sebastian Gerber ist SAP Business One Experte und bekannt aus LinkedIn Learning und video2brain. Darüber hinaus ist er Inhaber der Versino Ost GmbH und vom SAP Business One Fachverlag B1Publish.
