SAP Business One Grundlagen 1.7

Mit unserer Reihe “Grundlagen” veröffentlichen wir fortführende Lektionen über die SAP Business One Grundlagen. Sie finden alle bereits veröffentlichten Artikel in der Kategorie SAP Business One Grundlagen.

Der Abfrageassistent von SAP Business One

Wir verwenden das gleiche Szenario wie in unserem letzten Blogartikel zum SAP Business One Abfragegenerator. Diesmal nutzen wir jedoch das Tool Abfrageassistent um eine SQL-Abfrage zu generieren. Mit dem Abfrageassistenten können Sie genau wie mit dem Abfragegenerator SQL-Anfragen generieren. Jedoch funktioniert dieses Tool Assistenzgesteuert.

Schritt 1: Auswahl der Tabellen

Öffnen Sie den Abfrageassistent über Extras > Abfragen > Abfrageassistent. Geben Sie zuerst die Tabellen an, die für den SQL-Befehl verwendet werden sollen. In unserem Beispiel (Abb. 1) ist das die Tabelle OCRD (Business Partners). Klicken Sie dazu in die erste Zeile der Spalte Tabellen und drücken TAB. Wählen Sie danach die gewünschte Tabelle aus.

Anschließend werden im unteren Teil des Abfrageassistenten alle verlinkten Tabellen angezeigt. Per Doppelklick können Sie die gewünschte verlinkte Tabelle zur obigen Liste hinzufügen. In unserem Beispiel fügen wir die Tabelle OSLP (Vertriebsmitarbeiter) hinzu. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Schritt 2: Auswahl der anzuzeigenden Felder

Im nächsten Schritt definieren Sie alle Felder, die für die SQL-Abfrage angezeigt werden sollen. Wählen Sie in der Spalte Tabelle zunächst die Tabelle aus, aus der Sie ein Feld für die Abfrage aufnehmen möchten. Anschließend klicken Sie in die oberste leere Zeile der Spalte Feld und drücken TAB. Wählen Sie nun das Feld aus der Liste, welches Sie hinzufügen möchten.

In unserem Beispiel haben wir aus der Tabelle OCRD die Felder CardCode, CardName und Kontosaldo hinzugefügt. Aus der Tabelle Vertriebsmitarbeiter fügen wir das Feld SlpName hinzu.

Unter Sortierreihenfolge können Sie noch bestimmen, in welcher Reihenfolge und in welcher Art und Weise (aufsteigend / absteigend) Sie die Ergebnisse sortieren möchten. In unserem Beispiel (Abb. 2) setzen wir die Sortierreihenfolge für Kontosaldo auf 1 und wählen den Sortiertyp Aufsteigend. Klicken Sie anschließend auf weiter.

Schritt 3: Where-Bedingung der SQL-Abfrage definieren

Im nächsten Schritt definieren Sie die Where-Bedingung Ihrer SQL-Abfrage in SAP Business One. In unserem Beispiel (Abb. 3) definieren wir folgendes:

Tabelle = OCRD
Feld = CardType
Bedingung = Gleich
Feld/Wert = C (für customer)

Klicken Sie anschließend auf weiter.

Schritt 4: Zusammenfassung Ihrer SQL-Abfrage

Im nächsten Schritt sehen Sie noch einmal die Zusammenfassung Ihrer SQL-Abfrage. Mit dem Button Zurück können Sie die SQL-Abfrage nochmals anpassen. Mit Klick auf den Button Beenden können Sie die aktuelle SQL-Abfrage ausführen.

Schritt 5: Ergebnisse Ihrer SQL-Abfrage

Im letzten Schritt werden Ihnen nun die Ergebnisse Ihrer SQL-Abfrage angezeigt. Hier haben Sie außerdem folgende Möglichkeiten:

Ihre SQL-Abfrage speichern
Ihre SQL-Abfrage erneut ausführen
Ihre SQL-Abfrage für Excel exportieren
Die Ergebnisse Ihrer SQL-Abfrage grafisch darstellen

Eine gespeicherte SQL-Abfrage erneut öffnen

Über Extras > Abfragen > Abfragenmanager können Sie Ihre gespeicherten SQL-Abfragen jederzeit erneut laden. Wählen Sie die gewünschte Abfrage aus und klicken Sie auf OK um die Abfrage erneut auszuführen.

Eine SQL Abfrage aus SAP Business One für Excel exportieren

Um das Ergebnis einer erstellte SQL-Abfrage für Excel zu exportieren, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Excel-Symbol und speichern Ihre Abfrage ab. Diese Datei können Sie dann ganz einfach mit Excel öffnen.

Alternativ können Sie das Ergebnis der SQL Abfrage per Rechtsklick in die Ergebnistabelle > Tabelle Kopieren in die Zwischenablage übertragen – anschließend die Zwischenablage wie gewohnt in Excel einfügen (Rechtsklick Einfügen oder STRG + V).

Sebastian Gerber

Sebastian Gerber ist SAP Business One Experte und bekannt aus LinkedIn Learning und video2brain. Darüber hinaus ist er Inhaber der Versino Ost GmbH und vom SAP Business One Fachverlag B1Publish.