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SAP Business One Grundlagen 1.6 – Abfragegenerator

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Mit unserer Reihe “Grundlagen” veröffentlichen wir fortfĂĽhrende Lektionen ĂĽber die SAP Business One Grundlagen. Sie finden alle bereits veröffentlichten Artikel in der Kategorie SAP Business One Grundlagen. 

ALLE GRUNDLAGEN LEKTIONEN IM ĂśBERBLICK

Der Abfragegenerator von SAP Business One

Wenn Sie in Ihrem SAP Business One System eine Auswertung benötigen, die mit der Drag & Relate Funktion nicht realisiert werden kann, können Sie auf zwei weitere Tools in SAP Business One zurückgreifen. 

So nutzen Sie den Abfragegenerator in SAP Business One

Sie können den Abfragegenerator in SAP Business One unter Extras > Abfragen > Abfragegenerator öffnen. 

SAP Business One Abfragegenerator
Abb. 1. So öffnen Sie den Abfragegenerator in SAP Business One

Der Abfragegenerator ist ein Tool, mit dem Sie sich mit wenigen Klicks verschiedene SQL-Abfragen zusammenstellen können. 

Der Abfragegenerator unterteilt sich in drei Bereiche: 

  1. Die Tabellenliste (links)
  2. VerfĂĽgbare Felder (mitte)
  3. Felder für die SQL-Codewörter
SAP Business One Abfragegenerator Teilbereiche
Abb. 2. Bereiche des Abfragegenerators in SAP Business One

Tabellenliste

Auf der linken Seite des Abfragegenerators sehen Sie die Tabellenliste. Sie können die verfügbaren Listen laden, indem Sie das oberste Feld der Tabellenliste anklicken und anschließend TAB drücken. Geben Sie einen Suchbegriff in der Suchzeile der Tabellenliste ein und wählen Sie die gewünschte Liste aus. In unserem Beispiel öffnen wir die Tabelle ORCD Business Partners. Nach einem Doppelklick auf die gewünschte Tabelle, wird diese geladen. 

SAP Business One Abfragegenerator Tabellenliste
Abb. 3. Auswahl einer Tabelle im Abfragegenerator von SAP Business One

VerfĂĽgbare Felder

Im mittleren Teil des Abfragegenerators finden Sie die verfügbaren Felder. In der Spalte Name sehen Sie den SQL-Datenbanknamen und in der Spalte Beschreibung sehen Sie den Namen der einzelnen Labels. 

SAP Business One Abfragegenerator - verfĂĽgbare Felder
Abb. 4. VerfĂĽgbare Felder im Abfragegenerator von SAP Business One

SQL Codewörter

Im rechten Teil des Abfragegenerators finden Sie die Felder für die verschiedenen SQL-Codewörter. Sie haben folgende Felder zur Verfügung: 

  1. Auswählen (= select)
  2. Von (= from)
  3. Wo (=where)
  4. Sortieren nach (=orderby)
  5. Gruppieren nach (=groupby)

Diese Zeilen können Sie nun mit verfügbaren Feldern belegen, um Ihre SQL-Abfrage zu erstellen. Klicken Sie dazu zuerst auf die gewünschte Zeile (z.B. Auswählen), sodass diese gelb eingefärbt ist. Anschließend fügen Sie die gewünschten Felder per Doppelklick in die entsprechende Zeile hinzu. Mit Klick auf Operatoren können Sie außerdem verschiedene Operatoren und Variablen in eine Zeile hinzufügen.

In unserem Beispiel (Abb. 5) haben wir folgende SQL-Abfrage generiert: 

Auswählen
[CardCode], [CardName] [Balance]
Von
OCRD TO
Wo
[CardType] = [0%]
Sortieren nach
[Balance]

SQL Abfrage in SAP Business One erstellen
Abb. 5. Eine SQL Abfrage mit dem Abfragegenerator erstellen
Operatoren zu einer SQL Abfrage in SAP Business One hinzufĂĽgen
Abb. 6. Operatoren zu einer SQL-Abfrage hinzufĂĽgen

Klicken Sie anschließend auf Ausführen, um die SQL-Abfrage zu starten. Anschließend werden Sie nach dem Geschäftspartnertyp gefragt, für die die SQL-Abfrage generiert werden soll. Wählen Sie den gewünschten GP-Typ und klicken Sie auf OK. 

Nachdem Sie die SQL-Abfrage ausgeführt haben, öffnet sich eine Liste. Hier sehen Sie den Kundensaldo (aufsteigend) für alle Kunden Ihrer SAP Business One Firmendatenbank. 

Ergebnis einer SQL Abfrage in SAP Business One
Abb. 6. Ergebnis einer SQL Abfrage mit dem Abfragegenerator

Hier haben Sie folgende Möglichkeiten: 

  1. Im oberen Feld können Sie über das Bearbeiten-Icon die aktuelle Anfrage weiter bearbeiten und anpassen
  2. Über den Button Ausführen können Sie die SQL-Abfrage erneut ausführen (z.B. für einen anderen GP-Typ)
  3. Über den Button Speichern können Sie die Abfrage speichern und später erneut aufrufen

Eine gespeicherte SQL-Abfrage erneut öffnen

Über Extras > Abfragen > Abfragenmanager können Sie Ihre gespeicherten SQL-Abfragen jederzeit erneut laden. Wählen Sie die gewünschte Abfrage aus und klicken Sie auf OK um die Abfrage erneut auszuführen.  

Gespeicherte SQL Abfrage in SAP Business One laden
Abb. 7. Gespeicherte SQL Abfrage laden

Verlinkte Tabellen ĂĽber den SQL Abfragegenerator laden

In der Liste der verfügbaren Felder ist Ihnen bestimmt aufgefallen, dass einige Felder (Name und Beschreibung) fett markiert sind. Hinter diesen Felder befinden sich verlinkte Tabellen. 

In unserem Beispiel werden wir zu unserer generierten Abfrage und der Tabelle OCRD nun die Tabelle der dazugehörigen Vertriebsmitarbeiter laden. Suchen Sie die Tablle SlpCode (Code Vertriebsmitarbeiter). Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen das Feld in die Tabellenliste (links). Die hinzugefügte Tabelle wird nun im Feld VON (rechts) ergänzt. Nun fügen wir in der Zeile Auswählen noch den Namen des Vertriebsmitarbeiters hinzu, um diesen in der Abfrage zu ergänzen. Hierzu wählen wir das Feld Auswählen und klicken anschließend auf SlpName. 

SQL Abfrage in SAP Business One Vertriebsmitarbeiter
Abb. 8. Name der Vertriebsmitarbeiter in einer SQL-Abfrage

Nun enthält Ihre Abfrage außerdem den Vertriebsmitarbeiter, der für den jeweiligen Kunden zuständig ist. 

Eine SQL Abfrage aus SAP Business One fĂĽr Excel exportieren

Um das Ergebnis einer erstellte SQL-Abfrage für Excel zu exportieren, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Excel-Symbol und speichern Ihre Abfrage ab. Diese Datei können Sie dann ganz einfach mit Excel öffnen. 

Excel Export einer SQL Abfrage in SAP Business One
Abb. 9. Excel-Export einer SQL-Abfrage

Mit unserer Reihe “Grundlagen” veröffentlichen wir fortfĂĽhrende Lektionen ĂĽber die SAP Business One Grundlagen. Sie finden alle bereits veröffentlichten Artikel in der Kategorie SAP Business One Grundlagen. 

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