Formular UI in SAP Business One
Formular UI nutzen I Formularänderungen verteilen I Mehrere Sichten einer Maske aktivieren I Formularänderungen in anderen Firmen nutzen
Seit der Version SAP Business One 9.1 lassen sich die Formular-Masken direkt in der Oberfläche auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. Diese Art der Flexibilität ist sehr mächtig und wird gern verwendet. Sind die Masken dann einmal angepasst, stellt sich schnell die Frage, wie sich diese Anpassungen an andere Benutzer oder auch in andere Datenbanken übertragen lassen. Genau diesen Themen werden wir uns in diesem Beitrag widmen.
Formular-UI bearbeiten und verteilen
Der „Formular UI Designer“ wird direkt aus dem zu bearbeitenden Formular aufgerufen. In diesem Beitrag soll beispielhaft die Registerkarte ZAHLUNGSLAUF aus den Geschäftspartner-Stammdaten entfernt werden. Wechseln Sie dafür über das Menü (EXTRAS > FORMULAR-UI BEARBEITEN) in den UI-Bearbeitungmodus. Ob Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden, erkennen Sie an der nun schwarzgefärbten Titelleiste des Fensters und dem entsprechenden Fenster-Titel (Abbildung 2). Öffnen Sie jetzt zusätzlich die Formulareinstellungen, um dort das UI-Element „Zahlungslauf“ aus dem Formular zu entfernen. Hierzu deaktivieren Sie die zugehörige Checkbox in der Spalte „Sichtbar“, wie in Abbildung 1 gezeigt. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie die vorgenommene Änderung speichern und den UI-Bearbeitungsmodus wieder verlassen. Damit haben Sie für Ihre Benutzer die Maske der Geschäftspartner-Stammdaten erfolgreich geändert.
Mit den Formular-UI-Einstellungen können auch andere Aufgaben ausgeführt werden.
Dazu zählen:
- Verschieben von Feldern
- Feldgrößen ändern
- Felder und andere Elemente ausblenden oder deaktivieren (schreibgeschützte Darstellung)
- Einbinden von benutzerdefinierten Feldern aus dem Zusatzfenster in das Hauptfenster
- Registerkarten ausblenden, neue Registerkarten einfügen und entfernen (keine SAP-eigenen Registerkarten)
Hinweis
Möchten Sie Ihre Änderungen in einem Formular wieder verwerfen und zur ursprünglichen Ansicht des SAP-Business-One-Fensters zurückkehren, so wählen Sie im Kontextemenü (rechte Maustaste) des UI-Bearbeitungsmodus die Option „Standard wiederherstellen“.
Auch sämtliche gespeicherten Änderungen werden hierbei endgültig rückgängig gemacht.
Haben Sie das Formular entsprechend Ihren Wünschen angepasst, so kann im zweiten Schritt die Verteilung der Änderungen auf weitere Benutzer folgen. Da die Formular-UI-Anpassungen ein Teil der Formular-einstellungen sind, werden diese durch Kopieren der Formulareinstellungen mit übernommen. Dazu öffnen Sie die Benutzerdefinition unter ADMINISTRATION > DEFINITION > ALLGEMEIN und wählen denjeni-gen Benutzer, dessen Formulareinstellungen kopiert werden sollen – hier: der eigene Benutzer. Nach Klick auf die Schaltfläche „Formulareinstellungen“ können anschließend die Zielbenutzer ausgewählt werden (Abbildung 3).
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Option „Benutzer-einstellungen“ aktiviert sein muss und zum Zeitpunkt des Kopierens kein Benutzer im System angemeldet sein darf.
Mehrere Masken-Ansichten aktivieren
Während das vorangegangene Beispiel darauf ausgelegt ist, dass immer dieselbe UI-Vorlage eines SAP-Business-One-Fensters kopiert wird, gibt es darüber hinaus auch die Möglichkeit, verschiedene UI-Vorlagen für ein und dasselbe Fensters zu erstellen und den Benutzern zuzuweisen. Hierzu bietet SAP Business One die UI-Konfigurationsvorlagen unter ADMINISTRATION > DIENSTPROGRAMME (Abbildung 4).
Hier haben Sie die Möglichkeit, verschiedene UI-Vorlagen anzulegen (Abbildung 4 linke Seite), welche als eine Art Container für die verschiedenen Formulare fungieren (Abbildung 4 rechte Seite). Sie können also die SAP-Business-One-Fenster mittels UI-Vorlagen anpassen und diese dann als eine eigene Version speichern. Zum Abschluss weisen Sie den erstellten UI-Vorlagen jeweils über die Registerkarte ZUGEORDNETE BENUTZER die gewünschten Benutzer zu.
Durch Betätigen der Schaltfläche „Formular-UI bearbeiten“ wird das ausgewählte Formularfenster im UI-Bearbeitungsmodus gestartet und Sie können wie gewohnt weitere Änderungen vornehmen und speichern. Dank der Schaltfläche „Kopieren nach“ können Sie sich doppelte Arbeit sparen, wenn Sie mehrere SAP-Business-One-Fenster für ein fast identisches Aussehen anpassen möchten. So lässt sich eine zuvor erstellte Formularanpassung von einer UI-Vorlage in eine zweite UI-Vorlage zu kopieren.
Sie können den Benutzern so viele UI-Vorlagen zuweisen, wie benötigt werden. Sind einem Benutzer mehrere UI-Vorlagen für ein einzelnes Formular zugewiesen, so kann er – wie in Abbildung 5 veranschaulicht – die gewünschte Ansicht in den Formulareinstellungen auswählen.
In dem gezeigten Beispiel wären das also die Geschäftspartner-Stammdaten einmal ohne und einmal mit der Registerkarte Zahllauf (UI-Vorlagen Limited und Vollansicht). Solch ein Szenario kann sehr praktisch sein, wenn Maskeninhalte in der täglichen Arbeit nicht benötigt und daher ausgeblendet werden, aber diese Informationen dennoch bei Bedarf einsehbar sein sollen.
Zusätzlich lässt sich in den allgemeinen Einstellungen auf der Registerkarte ANZEIGE eine UI-Vorlage als Standard für Ihre Benutzer vorgeben. Wählen Sie dafür eine konfigurierte UI-Vorlage aus der Liste aus.
Formularänderungen in anderen Firmen nutzen
Möchten Sie Ihre Formular-UI-Anpassungen auch in eine andere Firmendatenbank übertragen, können Sie hierzu das Tool „Quick Copy“ verwenden. Quick Copy ist ein Systembestandteil von SAP Business One und übernimmt wichtige Implementierungsaufgaben, die Sie unter ADMINISTRATION > SYSTEMINITIALISIERUNG > IMPLEMENTIERUNGSCENTER finden. Dort finden Sie auf der Registerkarte DATENVERWALTUNG den Menüpunkt DATEN ZWISCHEN FIRMEN KOPIEREN. Mit Quick Copy können Sie nun die gewünschten Daten bzw. Konfigurationen aus Ihrer Quelldatenbank in eine andere Ziel-datenbank übertragen. Anschließend werden Ihnen die Details des Kopiervorganges in einem Protokoll angezeigt (Abbildung 6).
Hinweis
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass es sich bei Quick Copy um ein sehr komplexes Tool handelt, jedoch aufgrund technischer Gegebenheiten nicht jedes Objekt in jede beliebige Firmendatenbank kopiert werden kann. Solche technischen Gegebenheiten der UI-Vorlagen stellen beispielsweise die Lokalisation oder auch andere Einstellungen, wie die Verwendung der erweiterten Sachkontenfindung dar. Daher sollten Sie diese technischen Vorraussetzungen der Quell- und Zieldatenbank vor dem Kopieren mit Quick Copy prüfen.
Fazit
Durch Verwendung von Formular-UI-Anpassungen können die Masken in SAP Business One nach individuellen Kundenwünschen umgestaltet werden. Dieses Feature kann – wenn es richtig eingesetzt wird – eine Verein-fachung bedeuten, da nicht benötigte Elemente ausgeblendet und wichtige Elemente einer Maske so positioniert werden können, dass eine hohe Benutzerakzeptanz erreicht wird. Abgerundet wird das Feature durch eine einfache und komfortable Weitergabemöglichkeit der Anpassungen an weitere Benutzer (Rollen) und Firmendatenbanken. Häufig finden auch verschiedene Ansichten eines Fensters Anwendung, die dank der erweiterten Konfiguration der UI-Vorlagen gegeben ist. Dabei wäre es optimal, wenn auch zusätzlich eine Standard-UI-Vorlage für etwaige Support-Unterstützungen vorgehalten wird.
Sebastian Gerber ist SAP Business One Experte und bekannt aus LinkedIn Learning und video2brain. Darüber hinaus ist er Inhaber der Versino Ost GmbH und vom SAP Business One Fachverlag B1Publish.
