SAP BUSINSS ONE - Ersteinrichtung Lean Implementation

Die Serie Lean Implementation Ansätze für SAP Business One befasst sich mit der kosteneffizientesten Art und Weise einer Implementation von SAP Business One. Sie ist hauptsächlich für Endkunden mit geringem Budget, die allerdings den Willen und die notwendige Zeit mitbringen, viel in Eigenregie zu implementieren. Dabei stellen wir praktische Vorgehensweisen neben Ideen und erprobten Anleitungen vor.

Zunächst sollte klar sein, was die SAP Business One Ersteinrichtung bedeutet. Ich meine damit im Wesentlichen die Erstellung und Konfiguration der SAP Business One Firmendatenbank. Bis es überhaupt so weit ist, dass die Datenbank erstellt und konfiguriert werden kann, ist es nahezu unerlässlich, einige Vorüberlegungen anzustellen.

Theoretische Vorüberlegungen und Beratungsansätze

Die Kosteneffizienz einer SAP Business One Implementation im Rahmen von Lean Implementation kommt auch deswegen zustande, weil Arbeiten an der Implementation wo immer möglich nicht von SAP Business One Beratern getätigt, sondern durch Inhouse-Personal erledigt werden. Die große Schwierigkeit liegt dabei darin, zu erkennen, welche Aufgaben durch Inhouse-Personal erledigt werden können, wieviel Anleitung sie dabei benötigen und welche Themen durch einen erfahrenen SAP Business One-Berater erledigt werden müssen. Denn eines ist klar und wurde in der Praxis auch häufiger gesehen: Zu viel (falscher) Ehrgeiz eines SAP Business One-Neukunden kann das Implementationsprojekt sehr schnell scheitern lassen. Eine Aufgabe bei der ein SAP Berater meiner Meinung nach unabdingbar ist, ist die Datenbankkonfiguration. Durch die sogenannten irreversiblen Einstellungen, die in der Konfiguration mit benötigt werden, muss ein Berater mit Erfahrung zu Rate gezogen werden. Die Bezeichnung irreversibel sagt es ja schon: Diese Einstellungen können zu einem späteren Zeitpunkt (genauer: nach erfolgten Buchungen) nicht mehr geändert werden. Meist fallen solche Fehler in der Implementation erst auf, wenn bereits mit der produktiven Arbeit begonnen wurde. Geht man die Ersteinrichtung von SAP Business One jedoch richtig an, können auch hier im Rahmen der Lean Implementation-Idee Aufgabenpakete gut verteilt werden, um eine produktive Zusammenarbeit zwischen SAP Business One Berater und Endkunde zu erreichen. Die SAP als Hersteller hilft ebenfalls, indem sie einen Konfigurationsleitfaden zur Verfügung stellt und damit eine Diskussionsgrundlage zwischen den beiden Parteien bietet. Dieser Konfigurationsleitfaden ist eine Microsoft Word-Datei und heißt Blueprint-Konfiguration. Sie wird im Rahmen des SAP Business One Accelerated Implementation-Programms (kurz: AIP) zur Verfügung gestellt und ist meines Erachtens das wichtigste Dokument des ganzen Programms.

Blueprint-Konfiguration

Das AIP ist im Wesentlichen eine Sammlung verschiedenster Microsoft Office-Dokumente, die für die Projektplanung, Steuerung und Durchführung einer SAP Business One Implementation gebraucht werden könnten. Das Dokument Blueprint-Konfiguration bildet dabei auf über 40 Seiten die Einstellmöglichkeiten einer SAP Business One-Datenbankeinrichtung ab. Dieses Dokument kann im Rahmen der Lean Implementation als Arbeitsdokument dem SAP Business One Neukunden ausgehändigt werden.

In der Praxis füllt der Endkunde dann das Dokument nach bestem Wissen und soweit es ihm möglich ist aus. Er stellt häufig relativ schnell fest, dass er gewisse Einstellungen nicht exakt versteht und dabei Hilfe benötigt. Diese erhält er in einem längeren Remote oder ggf. auch bei einem Vor-Ort-Termin von einem SAP Business One-Berater. Dessen Aufgaben sind unter anderem dabei:

Erlangen eines grundlegenden Verständnisses dafür, wie der jeweilige SAP Business One-Neukunde sein Geschäft betreibt bzw. betreiben wird
Erklären der einzelnen unklaren Konfigurationsmöglichkeiten in Hinblick auf die praktische Relevanz für den SAP Business One-Neukunden
Gegenprüfen der bereits ausgefüllten Abschnitte auf Widersprüchlichkeit zu den in Punkt 1 erlangten Erkenntnissen

Praktische Umsetzung der Konfiguration

Ist das Dokument von beiden involvierten Parteien (SAP Business One-Neukunde und Berater) verstanden und ausgefüllt worden, kann der zweite Schritt der Ersteinrichtung erfolgen. Dieser wird zumeist ebenso durch den SAP Business One-Berater aus Gründen der Produkterfahrung durchgeführt. Grundsätzlich bietet SAP Business One dafür einen komfortablen Assistenten (Assistent zur Expresskonfiguration) an, der in der gleichen Reihenfolge wie das zuvor ausgefüllte Dokument Blueprint-Konfiguration die Datenbankeinstellungen abfragt. Das ist natürlich kein Zufall, sondern genau so gewollt.

Alle vom Assistenten abgefragten Einstellungen sind jedoch auch direkt über Konfigurationsfenster aufrufund änderbar. Der Assistent bündelt sie nur und bietet eine einheitliche Oberfläche für alle Einstellungen an. Außerdem werden im Assistenten alle irreversiblen Einstellungen mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet.

Hinweis

Der Assistent zur Expresskonfiguration kann auch zur Konfiguration für bereits bestehende Datenbanken genutzt werden. Dazu rufen Sie die Implementierungsaufgaben über das SAP Business One-Menü unter Administration > Systeminitialisierung > Implementierungscenter > Implementierungsaufgaben auf und wählen die Option „Firmeneinstellungen konfigurieren“.

Häufig ist es so, dass nicht alle Einstellungen in einem Arbeitsgang dokumentiert bzw. in SAP Business One eingegeben werden können. Gerade die Einstellungen im Dokument Blueprint-Konfiguration ab Seite 15, wo es um die Kontenfindung der Sachkonten geht, sind oftmals erst nach Zuarbeiten des Endkunden zu späteren Zeitpunkten möglich. Umso wichtiger ist es daher, das Dokument Blueprint-Konfiguration und einen definierten Leitfaden für die Datenbankkonfiguration zu haben sowie einen erfahrenen SAP Business One- Berater, der die Gesamtimplementation überblickt und für die fehlenden Teilkonfigurationen beratend zur Seite steht. Für die in diesem Artikel dargelegten Vorgehensweisen ist es unerheblich, auf welcher Plattform und Basis Sie SAP Business One betreiben werden. Egal ob SAP HANA oder Microsoft SQL Server, SAP Business One in der Cloud oder als On-Premise-Lösung, da die Konfiguration der SAP Business One-Datenbank innerhalb von SAP Business One stattfindet, sind die hier beschriebenen Vorgehensweisen immer gleich.

Fazit

In diesem Artikel habe ich Ihnen eine auch von mir praktizierte Implementationsstrategie vorgestellt, die das Projektbudget schont, aber dennoch effektiv und konform umgesetzt werden kann. Zentrales Dokument und gleichzeitig Diskussionsgrundlage sowie Dokumentation ist das aus dem AIP stammende Microsoft Word-Dokument Blueprint-Konfiguration. Ist dieses mit intensiver Beratungsleistung einmal korrekt ausgefüllt, ist die Konfiguration in und von SAP Business One selbst ganz einfach. Die oft vorhandene Angst vor den sogenannten irreversiblen Einstellungen kann damit komplett genommen werden.

Eine weitere Beratungsaufgabe ist in jedem Projekt noch die Beratung für die Abbildung der Geschäftsprozesse in SAP Business One. Diese Aufgabe gehört zwar streng genommen nicht zur SAP Business One-Ersteinrichtung, soll jedoch hier noch kurz erwähnt werden. Auch hier gibt es im Rahmen des AIP von SAP ein Microsoft „Word-Dokument“ „Fragen zum Blueprint-Prozess“ mit dessen Hilfe die Prozessanalyse unterstützt wird. Das Abbilden der einzelnen Geschäftsprozesse ist sehr individuell und kann auch je nach SAP Business One-Version und Berater zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Es ist vielleicht der kreativste Teil einer Implementation. Einen Hinweis möchte ich jedoch auch dazu noch geben: Es sollte immer sorgfältig geprüft werden, ob das Abbilden eines Geschäftsprozesses wirklich über eine Programmierung gehen muss. In vielen Fällen gibt es einen Weg, das mit der SAP Business One-Standardfunktionalität zu bewerkstelligen, auch wenn der Geschäftsprozess damit nicht zu 100 % im SAP Business One getroffen wird.

Wie weit die Standardfunktionalität für einen Endkunden ausreicht, kann natürlich immer diskutiert werden und wenn dann am Ende dieser Diskussion die Entscheidung für eine Programmierung getroffen werden kann, haben Sie alles richtig gemacht.

Sebastian Gerber

Sebastian Gerber ist SAP Business One Experte und bekannt aus LinkedIn Learning und video2brain. Darüber hinaus ist er Inhaber der Versino Ost GmbH und vom SAP Business One Fachverlag B1Publish.