Lean Implementation Ansätze - Datenimport

Die Serie Lean Implementation Ansätze für SAP Business One befasst sich mit der kosteneffizientesten Art und Weise einer Implementation von SAP Business One. Sie ist hauptsächlich für Endkunden mit geringem Budget, die allerdings den Willen und die notwendige Zeit mitbringen, viel in Eigenregie zu implementieren. Dabei stellen wir praktische Vorgehensweisen neben Ideen und erprobten Anleitungen vor.

Nahezu jede SAP Business One-Implementation hat Datenimporte als Arbeitsaufgabe. Lediglich Firmenneugründungen kommen zumeist ohne den Import von bereits vorhandenen Stammdaten wie Kunden, Lieferanten und Artikeln aus. Der Import aus Altsystemen ist zumeist eine der komplexesten und leider auch eintönigsten Arbeiten, die es in einem SAP Business One-Projekt gibt. Daraus ergibt sich, dass jeder ambitionierte Kunde, der die Import-Tools von SAP Business One kennt, hier Zeit und Geld sparen kann, sofern er die Importe selbst übernimmt. Im Grunde genommen ist es sogar im Rahmen des Einführungsprojekts von Vorteil, wenn der jeweilige Endkunde seine Stammdatenimporte selbstständig durchführen kann, weil er seine Daten und natürlich auch das sogenannte Altsystem am besten kennen müsste.

Ausgangssituation

Jedes Implementierungsprojekt ist anders, obwohl Kunden immer wieder ähnlich sind, müssen im Projektrahmen auch andere Gegebenheiten mit Einfluss finden. Dazu zählt gerade bei den Stammdaten-Importen ganz besonders das jeweils eingesetzte Alt-ERP-System. Dieses System stellt meistens die Grundlage der Importdaten zur Verfügung. Nicht jedes abzulösende ERP-System bietet überhaupt die Möglichkeit, die in ihm verwendeten Daten zu exportieren. Das allein kann manchmal schon sehr herausfordernd sein. Sind die Daten nun aber exportierfähig, kommt es maßgeblich darauf an, in welchem Format die Daten bereitgestellt werden können. Zumeist sind das Microsoft Excel-Dateien (bzw. ähnliche Formate wie CSV) oder die Daten kommen bereits in einer Datenbank für den Import. Häufigstes Format ist dabei der Microsoft SQL Server. Ein Sonderfall sind dabei die Cloud ERP-Systeme. Durch eine Kündigung des Vertrags wird zumeist auch das System mehr oder weniger endgültig abgeschalten. Damit erlischt auch die Möglichkeit, noch auf die Daten zugreifen zu können. Für die Stammdatenimporte heißt das meistens, dass zusätzliche Dienstleistungen gebucht werden müssen, um die Datenexporte zu erhalten, am besten noch bevor der Vertrag gekündigt wird.

Strategie der Datenimporte

Sobald geklärt ist, woher die Importdaten kommen und in welchem Format sie vorliegen werden, können Sie sich damit befassen, welche Daten in SAP Business One importiert werden sollen. Im Rahmen einer SAP Business One-Projekteinführung werden standardmäßig die sogenannten Stammdaten und alle zum Zeitpunkt der Live-Stellung noch offenen Bewegungsdaten übernommen. Die abgestimmten Bewegungsdaten aus den Vorjahren werden davon erst einmal ausgenommen. Es wäre von Vorteil, wenn auf Endkundenseite die Ressourcen für solche Datenimporte vorhanden sind, denn den Wunsch diese Daten zu übernehmen, gibt es in jedem Projekt, es scheitert nur meist an Budgetgrenzen. Die Stammdatenimporte sind jedoch unabdingbar und teilen sich wiederum in unterschiedliche Bereiche auf. Im Wesentlichen sind das die Geschäftspartner und die Artikelstammdaten. Zu diesen beiden Kategorien gehört nun eine Menge von verknüpften Datensätzen, die je nach Umfang der einzelnen Art entweder ebenfalls importiert oder aber von Hand eingegeben werden müssen. Die folgende Tabelle stellt exemplarisch diese Verknüpfungen zu den Artikelstammdatensätzen vor:

Datenkategorie	Beschreibung
Artikelgruppen	Zugehörigkeit einer Artikelgruppe / Klassifizierung
Preise und Preislisten	Artikelpreise und Preislisten für diese Preise (ggf. erweitert durch Sonderpreis und Sonderkonditionen)
Mengeneinheiten	Verbundene Mengeneinheiten (kg, g, Stück, Liter etc.)
Hersteller	Herstellerangaben, sofern erforderlich
Lieferantenstammdaten	Bevorzugte bzw. liefernde Geschäftspartner
Lager	Verknüpfung der Artikel mit relevanten Lagern bzw. Lagerplätzen

Diese Verbindungen zu den zu importierenden Haupt-Stammdaten (Artikel und Geschäftspartner) müssen von vornherein klar definiert und eingeplant sein. Zu beachten ist dabei auch die Reihenfolge der Importe, da zum Beispiel die Artikelgruppen bereits existieren müssen, wenn die Artikel importiert werden sollen.

Datenimporte planen und durchführen

Sobald die Importdaten zur Verfügung stehen und die Importreihenfolge geklärt ist, kann begonnen werden, das Mapping vorzunehmen. Aufgrund der unterschiedlichen Systeme (Altsystem und SAP Business One) sind Felder nicht auf beiden Seiten vorhanden und Feldinhalte nicht immer zu 100 % kompatibel. Einfach ist es, wenn in SAP Business One ein Feld fehlt. Dieses kann in der gewünschten Konfiguration mühelos als benutzerdefiniertes Feld (UDF) hinzugefügt werden. Durch die Verwendung von UI-Konfigurationsvorlagen ist es im Nachgang möglich, das Feld auf der entsprechenden Maske adäquat zu platzieren. Damit ist hinterher kein Unterschied zu den im Standardumfang von SAP Business One vorhandenen Feldern mehr ersichtlich. Schwieriger wird es, wenn Felddefinitionen in SAP Business One nicht zu den Daten aus dem Altsystem passen. Beispielsweise ist das Telefonnummernfeld in den Geschäftspartner-Stammdaten mit aktuell 20 Zeichen recht knapp bemessen. Aus der Praxis ergeben sich hier immer wieder Fallstricke, die einen Import abbrechen lassen. Entweder man kürzt das entsprechende Feld im Altsystem so ein, dass es in SAP Business One passt, oder das Problem muss über ein benutzerdefiniertes Feld in der entsprechenden Konfiguration gelöst werden. Eine sorgfältige Vorbereitung ist dabei im Nachgang (also zum Zeitpunkt des tatsächlichen Importvorgangs) entscheidend und kann viel Zeit und Nerven sparen. In SAP Business One gibt es mehrere Möglichkeiten, Daten zu importieren. Da es ein vollumfängliches Software Development Kit gibt, kann bei entsprechender Eignung auch ein eigenes Import-Tool entwickelt werden. Das ist natürlich nur dann sinnvoll, wenn häufiger Importe aus dem Fremdsystem stattfinden sollen (beispielsweise zyklische Artikelimporte aus einem SAP-ERP-System). Für den einmaligen Importvorgang im Rahmen eines SAP Business One-Einführungsprojekts ist diese Vorgehensweise eher weniger geeignet und soll auch hier nicht weiter ausgeführt werden.

Das SAP Business One Standard Import-Tool ist die Data Transfer Workbench (kurz: DTW). Sie setzt ebenfalls auf das SAP Business One SDK auf; es ist daher von Vorteil, wenn bereits Programmierkenntnisse bzw. SDK-Kenntnisse vorhanden sind. Grundsätzlich ist das Tool aber bemüht, den eigentlichen Importvorgang so einfach wie möglich zu halten. Die DTW benötigt immer eine Datenquelle. Dies kann sein:

CSV-Datei (Komma oder Semikolon getrennt)
TXT-Datei (Tabulator-Trennzeichen)
ODBC-Datenquelle

Auf Basis dieser (aufbereiteten) Datenquelle werden die Daten in die entsprechend zu importierende Form (SAP Business One-Objekt) gebracht. Da mithilfe der DTW keine reinen Tabellenimporte stattfinden, sondern Datenquellen zu einem Objektdatensatz zusammengebaut werden und dann mithilfe des SAP Business One Software Development Kits importiert werden, müssen die Datenquellen genau der jeweiligen Objektform von SAP Business One entsprechen. Diese Aufbereitung der Datenquelle ist der aufwändigste Teil der gesamten Importarbeit. Hier hilft es, wenn man auf erfahrene SAP Business One-Berater oder -Entwickler zurückgreifen kann. Falls das nicht möglich ist, empfehle ich immer das SAP Business One SDK Help Center zu verwenden. Das ist Teil des SAP Business One SDK und enthält detaillierte Erklärungen zu allen Objekten und deren Bestandteilen (Eigenschaften).

Um die Daten aus dem Altsystem nun in die für SAP Business One notwendige Objektform zu bringen, stellt die Data Transfer Workbench Importvorlagen zur Verfügung. Dabei handelt es sich um Microsoft Excel Vorlagen mit dem Dateityp XLT. Sie befinden sich im Templates Unterordner des DTW Installationsverzeichnisses. Die darin befindliche Ordnerstruktur orientiert sich am SAP Business One-Hauptmenü, allerdings in Englischer Sprache. Die Tabellenstruktur des Objekts wird dabei den Microsoft Excel Vorlagen nachempfunden; diese müssen dann entsprechend befüllt werden. Alternativ ist die gleiche Struktur unter Verwendung der ODBC-Datenquelle in einer Datenbank möglich. Je nach Art des zu importierenden Objektes ist die Struktur natürlich unterschiedlich, in den meisten Fällen werden auch nicht alle Daten der Vorlagen Verwendung finden.

Der reine Importvorgang durch die Data Transfer Workbench ist, bei entsprechend guter Vorbereitung, wenig anspruchsvoll. Das Programm arbeitet mit den Anmeldedaten von SAP Business One und der Assistent des Importvorgangs arbeitet Schritt für Schritt alle notwendigen Einstellungen ab. Die einzelnen Importschritte sind wie folgt:

Wahl des Datentyps (Setup-Daten, Stammdaten oder Bewegungsdaten)
Wahl der Importmethode (neue Datensätze hinzufügen, vorhandene Datensätze aktualisieren oder neue Datensätze hinzufügen und vorhandene Datensätze aktualisieren)
Wahl des SAP Business One-Import-Objekts (z. B. Artikelstammdaten) basierend auf der Auswahl, die im 1. Schritt getroffen wurde
Zuordnen der einzelnen Importvorlagen bzw. SQL-Abfragen (bei ODBC-Datenquelle) zu den Objekt- Teilstrukturen von SAP Business One (Abbildung 3)
Festlegen des Mappings (Zuordnen der Spalten aus den Vorlagen bzw. den SQL-Abfragen bei ODBC-Verbindungen zu den in SAP Business One vorhandenen Objektfeldern)
Festlegen der Fehlerbehandlungsoptionen. Es empfiehlt sich, die Importdateien zunächst so lange zu testen, bis der Import zu 100 % ohne Fehler durchläuft. Dafür steht die Schaltfläche RUN SIMULATION zur Verfügung.
Importzusammenfassung und Start des Echt-Imports

Sollten beim Import Fehler auftreten, steht eine detaillierte Logdatei zur Verfügung. Diese kann zur Fehlerbehandlung sehr gut verwendet werden. Zumeist sind die Fehlermeldungen sehr aussagekräftig. Über die Schaltfläche RE-IMPORT ERRORS gibt es außerdem die Möglichkeit, dass die fehlgeschlagenen Datensätze in einer eigenen Vorlagendatei für den erneuten Import bereitgestellt werden. Damit ist es bei einer Vielzahl an Datensätzen auch möglich, zunächst alle Datensätze zu importieren, die ohne weitere Anpassungen verarbeitet werden können, und sich anschließend um die fehlgeschlagenen zu kümmern.

Da SAP Business One eine objektorientierte Struktur besitzt, werden die Importe auch immer in Objektform stattfinden, obwohl die einzelnen Datensätze natürlich in Datenbanktabellen abgelegt sind. Die Data Transfer Workbench ermöglicht nicht nur, vorhandene SAP Business One Standardobjekte zu importieren, sondern sie bietet außerdem eine Funktion an, die Datenimportvorlagen für benutzerdefinierte Objekte anlegen kann. Diese stehen in der Data Transfer Workbench im TEMPLATES-Menü zur Verfügung.

Hinweis

Es empfiehlt sich, die Data Transfer Workbench immer als Administrator (Kontextmenü rechte Maustaste: als Administrator starten) auszuführen. So werden Fehlermeldungen, die entstehen, wenn Log-Dateien nicht geschrieben werden können, vermieden.

Einfacher Datenimport mit SAP Business One

In SAP Business One gibt es zusätzlich zur Data Transfer Workbench noch eine weitere Möglichkeit des Datenimports. Diese ist wesentlich einfacher, dadurch aber auch deutlich funktional beschränkter einzusetzen. Es ist der Datenimport aus Excel, der im SAP Business One Client über den Menüeintrag ADMINISTRATION > DATENIMPORT/-EXPORT > DATENIMPORT aufzurufen ist. Diese Importmöglichkeit ist beschränkt auf folgende Objekte:

Geschäftspartner
Artikel
Preisliste
Geschäftspartnerkatalognummern
Journalbuchungen

Innerhalb dieser vier Objekte sind im Gegensatz zur Data Transfer Workbench die zur Verfügung stehenden Werte stark eingeschränkt. Der Excel-Import kann dennoch eine Alternative zur DTW darstellen, wenn die benötigten Felder zur Verfügung stehen. Das ist meistens nicht beim Stammdaten-Import aus dem jeweiligen Altsystem der Fall, da diese Importe für gewöhnlich umfangreicher sind. Dennoch können im Laufe des Projekts, oder auch schon in der täglichen Arbeit mit SAP Business One, Anforderungen entstehen, die einen zyklischen Import eines der vier im Excel Import zur Verfügung stehenden Objekte erforderlich machen. Dann ist die im SAP Business One Client integrierte Importmöglichkeit eine sehr gute Alternative zur Data Transfer Workbench.

Der Excel Import arbeitet mit einer vereinfachten Logik. Die in Microsoft Excel zur Verfügung stehenden Spalten (z. B. Spalten A bis J) werden den Werten eines SAP Business One Objekts zugeordnet. Diese Zuordnung kann auch für die erneute Verwendung abgespeichert werden. Für kleinere Aufgaben wird diese einfache und schnelle Import-Möglichkeit, gerade für die Endkunden- Bedienung, in der Praxis sehr gern verwendet.

Fazit & Ausblick

Datenimporte stellen zweifelsfrei eine der aufwändigsten Aufgaben in der SAP Business One Projekteinführung dar. Dieser Aufwand kann entsprechend minimiert werden, wenn technisches Know-how und gute Kenntnisse des Altsystems vorhanden sind. Dann können nämlich die Datenimporte durch den jeweiligen Endkunden vorbereitet und sogar selbstständig durchgeführt werden. Das spart am Ende Beraterressourcen und Kosten, weswegen die Datenimporte auch wesentlich zu Einsparungen im Projekt beitragen können.

Sebastian Gerber

Sebastian Gerber ist SAP Business One Experte und bekannt aus LinkedIn Learning und video2brain. Darüber hinaus ist er Inhaber der Versino Ost GmbH und vom SAP Business One Fachverlag B1Publish.