Lean Implementation Ansätze - Datenimport
Die Serie Lean Implementation Ansätze fuĚr SAP Business One befasst sich mit der kosteneffizientesten Art und Weise einer Implementation von SAP Business One. Sie ist hauptsächlich fuĚr Endkunden mit geringem Budget, die allerdings den Willen und die notwendige Zeit mitbringen, viel in Eigenregie zu implementieren. Dabei stellen wir praktische Vorgehensweisen neben Ideen und erprobten Anleitungen vor.
Nahezu jede SAP Business One-Implementation hat Datenimporte als Arbeitsaufgabe. Lediglich FirmenneugruĚndungen kommen zumeist ohne den Import von bereits vorhandenen Stammdaten wie Kunden, Lieferanten und Artikeln aus. Der Import aus Altsystemen ist zumeist eine der komplexesten und leider auch eintĂśnigsten Arbeiten, die es in einem SAP Business One-Projekt gibt. Daraus ergibt sich, dass jeder ambitionierte Kunde, der die Import-Tools von SAP Business One kennt, hier Zeit und Geld sparen kann, sofern er die Importe selbst uĚbernimmt. Im Grunde genommen ist es sogar im Rahmen des EinfuĚhrungsprojekts von Vorteil, wenn der jeweilige Endkunde seine Stammdatenimporte selbstständig durchfuĚhren kann, weil er seine Daten und natuĚrlich auch das sogenannte Altsystem am besten kennen muĚsste.
Ausgangssituation
Jedes Implementierungsprojekt ist anders, obwohl Kunden immer wieder ähnlich sind, muĚssen im Projektrahmen auch andere Gegebenheiten mit Einfluss finden. Dazu zählt gerade bei den Stammdaten-Importen ganz besonders das jeweils eingesetzte Alt-ERP-System. Dieses System stellt meistens die Grundlage der Importdaten zur VerfuĚgung. Nicht jedes abzulĂśsende ERP-System bietet uĚberhaupt die MĂśglichkeit, die in ihm verwendeten Daten zu exportieren. Das allein kann manchmal schon sehr herausfordernd sein. Sind die Daten nun aber exportierfähig, kommt es maĂgeblich darauf an, in welchem Format die Daten bereitgestellt werden kĂśnnen. Zumeist sind das Microsoft Excel-Dateien (bzw. ähnliche Formate wie CSV) oder die Daten kommen bereits in einer Datenbank fuĚr den Import. Häufigstes Format ist dabei der Microsoft SQL Server. Ein Sonderfall sind dabei die Cloud ERP-Systeme. Durch eine KuĚndigung des Vertrags wird zumeist auch das System mehr oder weniger endguĚltig abgeschalten. Damit erlischt auch die MĂśglichkeit, noch auf die Daten zugreifen zu kĂśnnen. FuĚr die Stammdatenimporte heiĂt das meistens, dass zusätzliche Dienstleistungen gebucht werden muĚssen, um die Datenexporte zu erhalten, am besten noch bevor der Vertrag gekuĚndigt wird.
Strategie der Datenimporte
Sobald geklärt ist, woher die Importdaten kommen und in welchem Format sie vorliegen werden, kĂśnnen Sie sich damit befassen, welche Daten in SAP Business One importiert werden sollen. Im Rahmen einer SAP Business One-ProjekteinfuĚhrung werden standardmäĂig die sogenannten Stammdaten und alle zum Zeitpunkt der Live-Stellung noch offenen Bewegungsdaten uĚbernommen. Die abgestimmten Bewegungsdaten aus den Vorjahren werden davon erst einmal ausgenommen. Es wäre von Vorteil, wenn auf Endkundenseite die Ressourcen fuĚr solche Datenimporte vorhanden sind, denn den Wunsch diese Daten zu uĚbernehmen, gibt es in jedem Projekt, es scheitert nur meist an Budgetgrenzen. Die Stammdatenimporte sind jedoch unabdingbar und teilen sich wiederum in unterschiedliche Bereiche auf. Im Wesentlichen sind das die Geschäftspartner und die Artikelstammdaten. Zu diesen beiden Kategorien gehĂśrt nun eine Menge von verknuĚpften Datensätzen, die je nach Umfang der einzelnen Art entweder ebenfalls importiert oder aber von Hand eingegeben werden muĚssen. Die folgende Tabelle stellt exemplarisch diese VerknuĚpfungen zu den Artikelstammdatensätzen vor:
Datenkategorie | Beschreibung |
---|---|
Artikelgruppen | ZugehĂśrigkeit einer Artikelgruppe / Klassifizierung |
Preise und Preislisten | Artikelpreise und Preislisten fuĚr diese Preise (ggf. erweitert durch Sonderpreis und Sonderkonditionen) |
Mengeneinheiten | Verbundene Mengeneinheiten (kg, g, StuĚck, Liter etc.) |
Hersteller | Herstellerangaben, sofern erforderlich |
Lieferantenstammdaten | Bevorzugte bzw. liefernde Geschäftspartner |
Lager | VerknuĚpfung der Artikel mit relevanten Lagern bzw. Lagerplätzen |
Diese Verbindungen zu den zu importierenden Haupt-Stammdaten (Artikel und Geschäftspartner) muĚssen von vornherein klar definiert und eingeplant sein. Zu beachten ist dabei auch die Reihenfolge der Importe, da zum Beispiel die Artikelgruppen bereits existieren muĚssen, wenn die Artikel importiert werden sollen.
Datenimporte planen und durchfĂźhren
Sobald die Importdaten zur VerfuĚgung stehen und die Importreihenfolge geklärt ist, kann begonnen werden, das Mapping vorzunehmen. Aufgrund der unterschiedlichen Systeme (Altsystem und SAP Business One) sind Felder nicht auf beiden Seiten vorhanden und Feldinhalte nicht immer zu 100 % kompatibel. Einfach ist es, wenn in SAP Business One ein Feld fehlt. Dieses kann in der gewuĚnschten Konfiguration muĚhelos als benutzerdefiniertes Feld (UDF) hinzugefuĚgt werden. Durch die Verwendung von UI-Konfigurationsvorlagen ist es im Nachgang mĂśglich, das Feld auf der entsprechenden Maske adäquat zu platzieren. Damit ist hinterher kein Unterschied zu den im Standardumfang von SAP Business One vorhandenen Feldern mehr ersichtlich. Schwieriger wird es, wenn Felddefinitionen in SAP Business One nicht zu den Daten aus dem Altsystem passen. Beispielsweise ist das Telefonnummernfeld in den Geschäftspartner-Stammdaten mit aktuell 20 Zeichen recht knapp bemessen. Aus der Praxis ergeben sich hier immer wieder Fallstricke, die einen Import abbrechen lassen. Entweder man kuĚrzt das entsprechende Feld im Altsystem so ein, dass es in SAP Business One passt, oder das Problem muss uĚber ein benutzerdefiniertes Feld in der entsprechenden Konfiguration gelĂśst werden. Eine sorgfältige Vorbereitung ist dabei im Nachgang (also zum Zeitpunkt des tatsächlichen Importvorgangs) entscheidend und kann viel Zeit und Nerven sparen. In SAP Business One gibt es mehrere MĂśglichkeiten, Daten zu importieren. Da es ein vollumfängliches Software Development Kit gibt, kann bei entsprechender Eignung auch ein eigenes Import-Tool entwickelt werden. Das ist natuĚrlich nur dann sinnvoll, wenn häufiger Importe aus dem Fremdsystem stattfinden sollen (beispielsweise zyklische Artikelimporte aus einem SAP-ERP-System). FuĚr den einmaligen Importvorgang im Rahmen eines SAP Business One-EinfuĚhrungsprojekts ist diese Vorgehensweise eher weniger geeignet und soll auch hier nicht weiter ausgefuĚhrt werden.
Das SAP Business One Standard Import-Tool ist die Data Transfer Workbench (kurz: DTW). Sie setzt ebenfalls auf das SAP Business One SDK auf; es ist daher von Vorteil, wenn bereits Programmierkenntnisse bzw. SDK-Kenntnisse vorhanden sind. Grundsätzlich ist das Tool aber bemuĚht, den eigentlichen Importvorgang so einfach wie mĂśglich zu halten. Die DTW benĂśtigt immer eine Datenquelle. Dies kann sein:
CSV-Datei (Komma oder Semikolon getrennt)
TXT-Datei (Tabulator-Trennzeichen)
ODBC-Datenquelle
Auf Basis dieser (aufbereiteten) Datenquelle werden die Daten in die entsprechend zu importierende Form (SAP Business One-Objekt) gebracht. Da mithilfe der DTW keine reinen Tabellenimporte stattfinden, sondern Datenquellen zu einem Objektdatensatz zusammengebaut werden und dann mithilfe des SAP Business One Software Development Kits importiert werden, muĚssen die Datenquellen genau der jeweiligen Objektform von SAP Business One entsprechen. Diese Aufbereitung der Datenquelle ist der aufwändigste Teil der gesamten Importarbeit. Hier hilft es, wenn man auf erfahrene SAP Business One-Berater oder -Entwickler zuruĚckgreifen kann. Falls das nicht mĂśglich ist, empfehle ich immer das SAP Business One SDK Help Center zu verwenden. Das ist Teil des SAP Business One SDK und enthält detaillierte Erklärungen zu allen Objekten und deren Bestandteilen (Eigenschaften).
Um die Daten aus dem Altsystem nun in die fuĚr SAP Business One notwendige Objektform zu bringen, stellt die Data Transfer Workbench Importvorlagen zur VerfuĚgung. Dabei handelt es sich um Microsoft Excel Vorlagen mit dem Dateityp XLT. Sie befinden sich im Templates Unterordner des DTW Installationsverzeichnisses. Die darin befindliche Ordnerstruktur orientiert sich am SAP Business One-HauptmenuĚ, allerdings in Englischer Sprache. Die Tabellenstruktur des Objekts wird dabei den Microsoft Excel Vorlagen nachempfunden; diese muĚssen dann entsprechend befuĚllt werden. Alternativ ist die gleiche Struktur unter Verwendung der ODBC-Datenquelle in einer Datenbank mĂśglich. Je nach Art des zu importierenden Objektes ist die Struktur natuĚrlich unterschiedlich, in den meisten Fällen werden auch nicht alle Daten der Vorlagen Verwendung finden.
Der reine Importvorgang durch die Data Transfer Workbench ist, bei entsprechend guter Vorbereitung, wenig anspruchsvoll. Das Programm arbeitet mit den Anmeldedaten von SAP Business One und der Assistent des Importvorgangs arbeitet Schritt fuĚr Schritt alle notwendigen Einstellungen ab. Die einzelnen Importschritte sind wie folgt:
- Wahl des Datentyps (Setup-Daten, Stammdaten oder Bewegungsdaten)
- Wahl der Importmethode (neue Datensätze hinzufuĚgen, vorhandene Datensätze aktualisieren oder neue Datensätze hinzufuĚgen und vorhandene Datensätze aktualisieren)
- Wahl des SAP Business One-Import-Objekts (z. B. Artikelstammdaten) basierend auf der Auswahl, die im 1. Schritt getroffen wurde
- Zuordnen der einzelnen Importvorlagen bzw. SQL-Abfragen (bei ODBC-Datenquelle) zu den Objekt- Teilstrukturen von SAP Business One (Abbildung 3)
- Festlegen des Mappings (Zuordnen der Spalten aus den Vorlagen bzw. den SQL-Abfragen bei ODBC-Verbindungen zu den in SAP Business One vorhandenen Objektfeldern)
- Festlegen der Fehlerbehandlungsoptionen. Es empfiehlt sich, die Importdateien zunächst so lange zu testen, bis der Import zu 100 % ohne Fehler durchläuft. DafuĚr steht die Schaltfläche RUN SIMULATION zur VerfuĚgung.
Importzusammenfassung und Start des Echt-Imports
Sollten beim Import Fehler auftreten, steht eine detaillierte Logdatei zur VerfuĚgung. Diese kann zur Fehlerbehandlung sehr gut verwendet werden. Zumeist sind die Fehlermeldungen sehr aussagekräftig. Ăber die Schaltfläche RE-IMPORT ERRORS gibt es auĂerdem die MĂśglichkeit, dass die fehlgeschlagenen Datensätze in einer eigenen Vorlagendatei fuĚr den erneuten Import bereitgestellt werden. Damit ist es bei einer Vielzahl an Datensätzen auch mĂśglich, zunächst alle Datensätze zu importieren, die ohne weitere Anpassungen verarbeitet werden kĂśnnen, und sich anschlieĂend um die fehlgeschlagenen zu kuĚmmern.
Da SAP Business One eine objektorientierte Struktur besitzt, werden die Importe auch immer in Objektform stattfinden, obwohl die einzelnen Datensätze natuĚrlich in Datenbanktabellen abgelegt sind. Die Data Transfer Workbench ermĂśglicht nicht nur, vorhandene SAP Business One Standardobjekte zu importieren, sondern sie bietet auĂerdem eine Funktion an, die Datenimportvorlagen fuĚr benutzerdefinierte Objekte anlegen kann. Diese stehen in der Data Transfer Workbench im TEMPLATES-MenuĚ zur VerfuĚgung.
Hinweis
Es empfiehlt sich, die Data Transfer Workbench immer als Administrator (KontextmenuĚ rechte Maustaste: als Administrator starten) auszufuĚhren. So werden Fehlermeldungen, die entstehen, wenn Log-Dateien nicht geschrieben werden kĂśnnen, vermieden.
Einfacher Datenimport mit SAP Business One
In SAP Business One gibt es zusätzlich zur Data Transfer Workbench noch eine weitere MĂśglichkeit des Datenimports. Diese ist wesentlich einfacher, dadurch aber auch deutlich funktional beschränkter einzusetzen. Es ist der Datenimport aus Excel, der im SAP Business One Client uĚber den MenuĚeintrag ADMINISTRATION > DATENIMPORT/-EXPORT > DATENIMPORT aufzurufen ist. Diese ImportmĂśglichkeit ist beschränkt auf folgende Objekte:
- Geschäftspartner
- Artikel
- Preisliste
- Geschäftspartnerkatalognummern
- Journalbuchungen
Innerhalb dieser vier Objekte sind im Gegensatz zur Data Transfer Workbench die zur VerfuĚgung stehenden Werte stark eingeschränkt. Der Excel-Import kann dennoch eine Alternative zur DTW darstellen, wenn die benĂśtigten Felder zur VerfuĚgung stehen. Das ist meistens nicht beim Stammdaten-Import aus dem jeweiligen Altsystem der Fall, da diese Importe fuĚr gewĂśhnlich umfangreicher sind. Dennoch kĂśnnen im Laufe des Projekts, oder auch schon in der täglichen Arbeit mit SAP Business One, Anforderungen entstehen, die einen zyklischen Import eines der vier im Excel Import zur VerfuĚgung stehenden Objekte erforderlich machen. Dann ist die im SAP Business One Client integrierte ImportmĂśglichkeit eine sehr gute Alternative zur Data Transfer Workbench.
Der Excel Import arbeitet mit einer vereinfachten Logik. Die in Microsoft Excel zur VerfuĚgung stehenden Spalten (z. B. Spalten A bis J) werden den Werten eines SAP Business One Objekts zugeordnet. Diese Zuordnung kann auch fuĚr die erneute Verwendung abgespeichert werden. FuĚr kleinere Aufgaben wird diese einfache und schnelle Import-MĂśglichkeit, gerade fuĚr die Endkunden- Bedienung, in der Praxis sehr gern verwendet.
Fazit & Ausblick
Datenimporte stellen zweifelsfrei eine der aufwändigsten Aufgaben in der SAP Business One ProjekteinfuĚhrung dar. Dieser Aufwand kann entsprechend minimiert werden, wenn technisches Know-how und gute Kenntnisse des Altsystems vorhanden sind. Dann kĂśnnen nämlich die Datenimporte durch den jeweiligen Endkunden vorbereitet und sogar selbstständig durchgefuĚhrt werden. Das spart am Ende Beraterressourcen und Kosten, weswegen die Datenimporte auch wesentlich zu Einsparungen im Projekt beitragen kĂśnnen.

Sebastian Gerber ist SAP Business One Experte und bekannt aus LinkedIn Learning und video2brain. DarĂźber hinaus ist er Inhaber der Versino Ost GmbH und vom SAP Business One Fachverlag B1Publish.