SAP Business One Case Study -
BERLIN FIVE
Nicole Bayrak ist Agenturleiterin und arbeitet seit der ersten Stunde bei BerlinFive und mit SAP Business One.
Kundenvorstellung „BerlinFive“
In dieser SAP Business One Case Study Serie sollen Kunden zu Wort kommen, die SAP Business One bereits erfolgreich einsetzen. Sie erzählen von ihrem Unternehmen und ihrem SAP-Business-One-Projekt, wobei sie ihre Erfahrungen mit allgemeinen SAP-Business-One-Inhalten als auch Informationen zu den jeweiligen Umsetzungen und Schwerpunkten teilen. In dieser Ausgabe stellt sich der SAP-Business- One-Kunde „BerlinFive“ vor. Die professionelle Darstellung beim Suchmaschinen- Gigant Google ist für jedes Unternehmen von Bedeutung. Das fängt bei einem Unternehmenseintrag an und geht je nach Bedarf und Geschäftszweig bis hin zur virtuellen Tour durch die eigenen Räumlichkeiten. Unter dem Motto „Show Your Business“ liefern wir von „BerlinFive“ diese Dienstleistungen als fertige Produkte für Unternehmen und bieten unseren Kunden darüber hinaus auch die Möglichkeit der Einbindung in weitere Plattformen, wie zum Beispiel Facebook.
Unsere Produkte und Services vereinen unterschiedliche kreative Branchen, wie zum Beispiel Online Marketing und Fotografie, die in dieser Kombination nur in wenigen Unternehmen selbst abgedeckt werden. Aber nicht nur aus diesem Grund finden sich in unserem Kundenstamm viele Unternehmen, für die eine professionelle Außenwahrnehmung sehr wichtig ist. Dazu zählen neben Hotels und Restaurants auch viele unterschiedliche Ladengeschäfte, Museen und sogar Kirchen. Aber auch klassische Industriekunden setzen zunehmend auf einen professionellen Google-Eintrag.
Hierzu haben wir in den vergangenen Jahren zwei Services entwickelt, die sehr schnell auf große Nachfrage stießen. Dies ist zum einen die Erstellung eines professionellen Google-Unternehmenseintrages inklusive der durch uns erstellten Panoramaaufnahmen des Unternehmens. Hierzu gehören zudem ein „Google Maps“-Eintrag sowie Kontaktinformationen, Öffnungszeiten und Kundenbewertungen aus unterschiedlichen Bewertungsplattformen (sofern vorhanden). Direkt aus der Google-Maske heraus können dann auch weitere Bewertungen vorgenommen werden.
Unser zweites Hauptprodukt umfasst professionelle Fotoaufnahmen für „Google Street View“. Neben der reinen Darstellung der Bilder zur jeweiligen Unternehmensadresse (Außenansicht) besteht das Highlight im virtuellen Rundgang durch die eigenen Räumlichkeiten. Somit können unsere Kunden ihren eigenen Kunden eine Innenansicht Ihres Unternehmens präsentieren und so zum Besuch animieren. Google hat dabei recht komplexe Anforderungen an solche Bilder und virtuellen Touren, weshalb wir auch die teils aufwändige Nachbearbeitung der Panoramaaufnahmen nach den „Street View Trusted“-Richtlinien übernehmen und somit garantieren können, dass die Aufnahmen auch wirklich von Google anerkannt und veröffentlicht werden können. Diese Aufnahmen werden von uns ebenfalls in den erstellten Unternehmenseintrag eingebunden und runden so einen professionellen Auftritt bei Google ab.
Noch in diesem Jahr wird es mit BerlinFive möglich sein innerhalb der virtuellen Tour Produktplatzierungen vorzunehmen, Tische zu reservieren sowie Musik und von uns erstellte Video & Drohnen Aufnahmen einzubinden.
Jeder Kunde von BerlinFive hat die Möglichkeit individuell festzulegen was genau er in seiner Panoramatour einbinden möchte und mit welchem Design und welcher Hintergrundmusik er sein Unternehmen digital hervorheben möchte.
SAP Business One - Projektübersicht
Wir von BerlinFive wollten direkt nach unserer Gründung im Jahr 2015 auf eine professionelle ERP-Anwendung für die Verwaltung unserer Kunden- und Auftragsdaten zurückgreifen. Die Hauptgründe, dass unsere Entscheidung dabei auf SAP Business One fiel, lagen in der einfachen Bedienung, der für uns klaren Struktur in den Verkaufsprozessen und der hohe Grad an Automatisierungsmöglichkeiten – denn schnell war uns klar, dass unser Geschäftsmodell bei der hohen Nachfrage auf ein Massengeschäft abzielen würde. Da wir stets unser Preisniveau so gering wie möglich halten möchten, sollte insbesondere bei der Verwaltung unserer Verkaufsvorgänge möglichst wenig Aufwand entstehen.
Da wir über ein großes Netzwerk von Vertriebsmitarbeitern und Fotografen verfügen, die für uns regional aufgeteilt die Fotoaufnahmen bei den einzelnen Kunden vor Ort akquirieren und ausführen, haben wir uns durch eine Werbeagentur eine webbasierte Eingabemaske für die Erfassung der Aufträge durch die Vertriebsmitarbeiter entwickeln lassen und diese per „Business One Integration Framework“ (B1if) an SAP Business One angeschlossen.
Nachdem also ein Kunde bei uns Dienstleistungen bestellt hat, durchläuft der so übermittelte Kundenauftrag weitere Phasen. Diese sind unter anderem:
- Einplanen des Fotoshootings
- Bezahlvorgang abgeschlossen
- Fotoshooting abgeschlossen
- Bilder Nachbearbeitung
- Fotoaufnahmen veröffentlicht
Zur leichteren Kennzeichnung des jeweiligen Auftragsstatus arbeiten wir mit einem zusätzlichen Statusfeld, welches als benutzerdefiniertes Feld in SAP Business One realisiert wurde. Darauf basierend werden Listen über den Abfragemanager erstellt, wodurch wir einen hohen Automatisierungsgrad erreicht haben. Ein weiterer großer Vorteil für unseren Arbeitsablauf sind die diversen Auswertungs- und Filtermöglichkeiten in den verschiedenen SAP-Business-One-Masken.
Eine der größten Herausforderung bei der Implementierung war jedoch die Terminierung der einzelnen Aufträge. Hier müssen die Fotoaufnahmen zeitlich eingeplant, kommuniziert und ausgeführt werden. Dieser Ablauf ist einer unserer Kernprozesse in der Auftragsverwaltung und führt immer mal wieder zu der Problematik, dass aufgrund von unvorhergesehenen Ereignissen diese Termine in Ausnahmefällen (wie zum Beispiel eine Baustelle vor dem Unternehmenssitz am Außenaufnahmetermin) auch noch flexibel umgeplant werden müssen. Die Verwaltung der Termine nehmen wir dabei ganz klassisch über den Terminkalender in Outlook vor. Eine Übergabemöglichkeit der einzelnen Auftragsdetails an den Outlook-Kalender des eingeplanten Fotografen wurde dafür in SAP Business One geschaffen. Unsere Mitarbeiter können dadurch direkt aus dem Kundenauftrag mit nur einem Mausklick den Fototermin buchen. Dank solch kleiner Arbeitserleichterungen und der schnellen Belegübernahme von SAP Business One kann ein Mitarbeiter pro Stunde 30 Fotoshootings einplanen und abrechnen.
Da uns nicht nur die Darstellung unserer Kunden am Herzen liegt, sondern auch wir uns als Unternehmen stets professionell nach außen präsentieren möchten, haben wir auch sehr viel Wert auf die Gestaltung unserer Druckbelege gelegt. Diese wurden mit SAP Crystal Reports umgesetzt, welches als Anwendung bereits im Auslieferungsumfang von SAP Business One enthalten war.
Darüber hinaus ließen wir uns erweiterte Berichte in Crystal Reports konfigurieren und gespeicherte Abfragen mit anschließendem Excel-Export vorbereiten, um unsere Unternehmenskennzahlen im Blick zu behalten.
Ein weiteres zentrales Anliegen ist uns auch die professionelle Kommunikation mit unseren Kunden. In SAP Business One können wir dafür eine sehr einfache Standardfunktionalität nutzen, dank welcher jegliche Kundenkommunikation erfasst und im Falle von E-Mails per Drag & Drop aus Outlook an den Kundenstammdatensatz angehangen wird. So ist es jedem Mitarbeiter möglich, Kundenanfragen kompetent zu beantworten – auch wenn die Kommunikation vorab über andere Mitarbeiter erfolgt ist. Insbesondere diese Tatsache schätzen unsere Kunden laut Onlinebewertungen sehr an unserem Unternehmen.
FAZIT
Mit SAP Business One haben wir uns für ein ERP-System entschieden, welches dank individueller Anpassungsmöglichkeiten alle unsere Anforderungen abbilden konnte – und das in einer benutzerfreundlichen Art und Weise. Der Schulungsaufwand für unsere Mitarbeiter war aus diesem Grund minimal.
Sebastian Gerber ist SAP Business One Experte und bekannt aus LinkedIn Learning und video2brain. Darüber hinaus ist er Inhaber der Versino Ost GmbH und vom SAP Business One Fachverlag B1Publish.
