Belege digital versenden

Digitaler Belegversand mit SAP Business One

Digitaler Belegversand mit SAP Business One

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In einer immer digitaler werdenden GeschĂ€ftswelt ist es heute schon nahezu Standard, dass Belege wie Rechnungen, Angebote oder AuftragsbestĂ€tigungen per E-Mail an ihre EmpfĂ€nger versendet werden. Das spart zum einen Papier und Porto, ist zum anderen aber natürlich auch umweltfreundlicher und schneller beim Adressaten. In SAP Business One gibt es im Standardumfang bereits mehrere Möglichkeiten, die Belege per E-Mail zu versenden. Es gibt den SAP Business One Mailer oder auch die Weitergabe an Outlook, um Belege zu versenden. Die Druckeinstellungen stellen ebenfalls Eingabefelder zur Verfügung, um Texte für E-Mails zu hinterlegen. Allerdings ist es in der Praxis gar nicht so einfach, den E-Mail-Versand adĂ€quat abzubilden. Denn nicht alle Endkunden akzeptieren ihre Belege per E-Mail und so wird es nötig, die GeschĂ€ftspartner dahingehend zu klassifizieren. SAP Business One bietet eine Reihe von Möglichkeiten, eine solche Klassifizierung in den GeschĂ€ftspartner-Stammdaten abzubilden. Eine hĂ€ufig eingesetzte Lösung sind die GeschĂ€ftspartner-eigenschaften. Des Weiteren werden in der Praxis mehr Anforderungen an den Belegversand gestellt, den SAP Business One so nicht im Standard abdecken kann und wird. Aus diesem Grund habe ich zusammen mit einem SAP Business
One-Endkunden das AddOn Belegversand entwickelt.

Das AddOn kann im Kern Belege per E-Mail versenden, allerdings mit folgenden erweiterten Funktionen:

  • Versand sĂ€mtlicher SAP Business One-Belegarten möglich
  • Komplexe eigene Konfigurationsmöglichkeiten der BelegempfĂ€nger möglich
  • Komplette Übergabe von Adresslisten (E-Mail-Adressen) für An, CC und BCC der entsprechenden E-Mail
  • freie Vergabe des Dateinamens der exportierten Beleg-PDF-Datei
  • ZusĂ€tzliche AnhĂ€nge in unbegrenzter Anzahl möglich (z. B. Produktflyer oder Imagebroschüren)
  • freie Gestaltungsmöglichkeit des E-Mail-Betreffs und des E-Mail-Textes für jede Belegart individuell
  • Umfangreiche Testmöglichkeiten der eigenen Konfiguration
  • Automatischer E-Mail-Versand / Druck oder Weitergabe an Microsoft Outlook bei Hinzufügen eines Belegs (mit oder ohne Benutzernachfrage)

Diese Feature-Liste des digitalen Belegversands ist das, was SAP Business One im Standard nie leisten kann, da es auf kundenindividuelle Informationen (zum Beispiel Daten in benutzerdefinierten Feldern) zugreifen kann.

Belegkonfiguration Email
Abbildung 1: Beleg-Konfiguration für den E-Mail-Versand

Die Funktionsweise des AddOns ist dabei recht einfach gehalten. Es wird zunĂ€chst entweder beim Hinzufügen oder durch Klick auf den E-Mail-Versand in der SAP Business One-Toolbar der entsprechende Beleg in ein PDF umgewandelt. Dies geschieht anhand des konfigurierten SAP Business One-Standardbelegs. Wichtig dabei ist, dass es sich um einen Druckbeleg im SAP Crystal Reports-Format handelt. Die PLD-Druckbelege werden nicht unterstützt. Im zweiten Schritt wird eine E-Mail auf Basis der hinterlegten Konfiguration des Belegtyps generiert und die Beleg-PDF-Datei angehĂ€ngt. Je nach Konfiguration wird die E-Mail automatisch oder auf Nachfrage durch SAP Business One gesendet. Alternativ kann sie auch an Microsoft Outlook übergeben werden. Das Herzstück des AddOns ist dabei die Konfiguration des E-Mail-Versands. Diese erfolgt durch SQL-Abfragen und ist damit so flexibel wie sie für jeden Endkunden sein muss. Außerdem bietet diese Konfigurationsart die Möglichkeit, dass sie von jedem Berater durchgeführt werden kann, der entsprechende Unternehmens- und SQL-Abfragekenntnisse hat. Der Aufbau der jeweiligen SQL-Abfrage ist dabei beispielsweise wie in Abbildung 2 dargestellt.

SAP Business One Ausgangsrechnung Konfi
Abbildung 2: SQL-Abfrage für die Konfiguration der Ausgangsrechnung

Das SQL-Statement fragt einige Werte ab, die für eine E-Mail notwendig sind. Dabei bezieht sie sich auf den jeweiligen Beleg (hier: Ausgangsrechnung) mit dem Platzhalter [%DocEntry]. Dieser Platzhalter wird spĂ€ter vom AddOn mit dem jeweiligen DocEntry (interne Beleg-ID von SAP Business One) ausgetauscht. Damit stehen immer Daten zur Verfügung, die individuell für den zu versendenden Beleg aus der Datenbank geladen werden. Damit ist es nicht nur möglich, für jeden einzelnen Beleg überhaupt zu entscheiden, ob er per E-Mail versendet werden soll, es ist ebenfalls möglich, Belegdaten in die E-Mail-Felder einzubauen (z. B. beim Betreff oder Dateinamen die Rechnungsnummer mit zu verwenden). SAP Business One versteht den Platzhalter ([%DocEntry]) und somit ist die SQL-Konfigurationsabfrage sehr einfach zu testen. Die einzelnen Spaltennamen werden in der Konfigurationsmaske des digitalen Belegversands den einzelnen E-Mail-Feldern zugeordnet (Abbildung 1). Ob tatsĂ€chlich eine E-Mail gesendet wird, ist nur von der Konfiguration des EmpfĂ€ngers (An) abhĂ€ngig. Ist diese leer, wird keine E-Mail gesendet. Sobald die SQL-Abfrage einen EmpfĂ€nger aus der Datenbank auslesen kann, wird eine E-Mail, zusammen mit den anderen Konfigurationswerten gesendet. Es können für An, CC und BCC mehrere EmpfĂ€nger angegeben werden. Diese müssen mit einem Semikolon getrennt übergeben werden.

SAP Business One Abfragegenerator
Abbildung 3: Konfigurations-SQL im SAP Business One-Abfragegenerator

ZulĂ€ssig sind auch zusĂ€tzliche DateianhĂ€nge, also Dateien, die nicht dem eigentlichen Beleg entsprechen. In der Praxis sind das Produktflyer oder andere Werbehinweise, allerdings auch Lieferscheine, AuftragsbestĂ€tigungen der FAQs, die mit einer Rechnung versendet werden sollen. Auch hier sind mehrere DateianhĂ€nge zulĂ€ssig, getrennt mit einem Semikolon. Wenn schließlich alle Belege separat konfiguriert und getestet sind, werden die E-Mails wie in der Konfiguration angegeben versandt. Das AddOn DIGITALER BELEGVERSAND ist für 120,00 EUR / netto pro SAP Business One-Benutzer, der es nutzen möchte, verfügbar. Es kann nahezu ohne weitere Hilfe installiert werden. Die Konfiguration ist aufgrund der benötigten SQL-Kenntnisse sicherlich durch versiertes IT-Personal durchzuführen. Gern unterstütze ich bei der Erstellung und Beratung der benötigten SAP Crystal Reports-Druckbelege und bei der Konfiguration des AddOns.

Email einer Rechnung SAP Business One
Abbildung 4: E-Mail einer Rechnung des SAP Business One-Belegversands